Nutzungsbasiertes Pricing: Warum Enterprise-Software-Verträge jetzt auf den Prüfstand gehören

IDC prognostiziert: Bis 2028 stellen 70 Prozent der Enterprise-Software-Anbieter von festen Lizenzmodellen auf nutzungsbasierte Abrechnung um. Für den Mittelstand bedeutet das: Verträge, die heute noch solide wirken, können morgen teuer werden — die Vorbereitung sollte jetzt beginnen.

KI-Agenten erledigen Aufgaben, für die Unternehmen bisher zwanzig Nutzerlizenzen gebraucht haben. Das verändert nicht nur Arbeitsprozesse — es macht das klassische Per-Seat-Lizenzmodell betriebswirtschaftlich fragwürdig. Warum soll ein Mittelständler noch nach der Zahl der Schreibtische bezahlen, wenn ein einziger Softwareagent die Arbeit von zehn Sachbearbeitern übernimmt?

Die Software-Industrie antwortet darauf mit nutzungsbasiertem Pricing. Und dieser Wandel kommt schneller als viele Unternehmen erwarten.

Was IDC und Forrester für 2028 prognostizieren

IDC FutureScape 2026 (analysiert in CIO.com) bringt es auf den Punkt: Bis 2028 werde rein sitzbasiertes Pricing obsolet sein — KI-Agenten ersetzen repetitive Aufgaben durch digitale Arbeit, und 70 Prozent der Anbieter seien gezwungen, ihr Wertversprechen in neuen Modellen zu verankern. Salesforce und Workday haben diesen Schwenk bereits in Investorengesprächen angekündigt: Es handelt sich nicht um einen Nischen-Trend, sondern um eine Branchenverschiebung.

Forrester beschreibt für 2026 konkrete Übergangsmodelle: sogenannte Agentic Enterprise License Agreements (AELAs) — Flat-Fee-Verträge, die unbegrenzte KI-Agenten-Nutzung einschließen. Salesforce vermarktet das unter dem Namen All You Can Eat with Agentforce. Für Käufer klingt das zunächst attraktiv. Das Risiko: Wer heute noch einen klassischen Seat-Vertrag besitzt, wird in zwei Jahren unter völlig anderen Bedingungen verhandeln müssen.

Was nutzungsbasiertes Pricing für Ihr Budget bedeutet

Nutzungsbasiertes Pricing ist nicht per se schlechter — aber es verändert das Risikoprofil für Käufer grundlegend. Bisher war das Softwarebudget planbar: 50 Lizenzen × 80 Euro = 4.000 Euro im Monat. Künftig hängt die Rechnung davon ab, wie intensiv das System genutzt wird, wie viele KI-Anfragen gestellt werden und welche Schwellenwerte der Anbieter definiert. Forrester warnt bereits vor einer Dynamik ähnlich unkontrollierten Cloud-Ausgaben: variable Kosten, die bei Lastspitzen schwer zu budgetieren sind. Eine vorausschauende IT-Beratung setzt genau hier an.

• Anbieter nutzen Vertragsumstellungen, um Margen zu verbessern — ohne aktive Vorbereitung bedeutet das oft höhere Gesamtkosten für Bestandskunden.
• Was als Nutzung zählt, definiert der Anbieter: ein Login, ein API-Call oder ein abgeschlossener Workflow können sehr unterschiedlich bewertet werden.
• Je tiefer KI-Agenten in Prozesse integriert sind, desto schwieriger wird ein Anbieterwechsel — auch dann, wenn Konditionen ungünstig werden.
• Budgetüberschreitungen bei verbrauchsbasierten Modellen sind ohne aktives Monitoring schwer zu erkennen und zu steuern.

Wenn ein KI-Agent eine menschliche Aufgabe ersetzt, erwarten Kunden zu Recht, dass sie auf Basis von Ergebnissen bezahlen — nicht nach der Anzahl der Anmeldungen.

Vier Maßnahmen, die Mittelständler jetzt angehen sollten

Die Prognosen für 2028 sind kein Grund zur Panik — aber ein klares Signal für vorausschauendes Handeln. Mit einer strukturierten Technologiebewertung lässt sich die eigene Verhandlungsposition deutlich verbessern, bevor der Anbieter die Konditionen neu setzt:

• Software-Bestandsaufnahme: Welche Lizenzen werden tatsächlich genutzt? Lizenzen, die kaum aktiv sind, sind direkte Verhandlungsmasse und zeigen, wo Konsolidierungspotenzial liegt.
• Vertragslaufzeiten prüfen: Wann laufen aktuelle Verträge aus? Verhandlungen sollten 12–18 Monate vor Verlängerung beginnen — nicht erst, wenn der Anbieter neue Konditionen bereits gesetzt hat.
• Build-vs-Buy neu bewerten: Wenn Standardsoftware teurer und komplexer wird, lohnt der Vergleich mit Individualsoftware — besonders für Kernprozesse mit spezifischen Anforderungen, die kein Standard-Vendor ohne Anpassungsaufwand abbildet.
• KI-Strategie in die Beschaffung einbeziehen: Wer KI-Integration und Automatisierung plant, sollte Lizenzmodelle frühzeitig daraufhin prüfen, ob sie KI-Nutzung fair abbilden oder ob das neue Modell des Anbieters die Kosten vervielfacht.

Der Wandel hin zum nutzungsbasierten Pricing ist unvermeidlich. Unternehmen, die ihre Softwareverträge und -strategie heute unter diesem Blickwinkel analysieren, werden 2028 deutlich bessere Verhandlungspositionen haben als solche, die die Veränderungen unvorbereitet treffen.